Voici comment réduire par 5 le temps que vous passez à répondre à vos emails et devenir en même temps 2 fois plus efficace dans ce que vous faites.

Protégez-vous du SPAM

Le spam peut devenir un véritable fléau pour votre boite de réception. Autrefois, je passais des dizaines de minutes (parfois des heures) par jour à faire le tri afin d’éliminer et de notifier les indésirables.

Aujourd’hui, je n’ai plus ce problème 🙂

J’utilise gmail qui a certainement le meilleur filtre anti-spam. Je ne reçois plus du tout de spam et je gagne donc un temps considérable.

Changez votre messagerie pour Gmail si vous ne l’utilisez pas encore.

Limitez les courriels inutiles

Pendant une semaine, surveillez tous les emails que vous recevez et faites une listes des sites sur lesquels vous êtes inscrits et qui vous écrivent régulièrement.

Pour chacun d’eux, posez-vous ces 3 questions :

1. Est-ce que je lis régulièrement les emails qu’il m’envoie? 2. Les informations qu’il me donne sont-elles pertinentes? 3. Est-ce qu’il me permet d’avancer dans mon business internet?

Si vous avez répondu « non » à au moins une de ces questions, alors désabonnez-vous de ce site. Vous trouverez généralement un lien de désabonnement en bas de chaque email.

Ne gardez que les sites qui vous sont vraiment utiles, qui vous donnent des infos pertinentes et qui vous permettent de progresser.

Éliminez tous les sites moutons – vous savez, les sites qui ne font que vous proposer d’acheter la formation du moment car ils touchent leur commission sur chacune des ventes. À chaque nouveau lancement, vous recevez des dizaines d’emails identiques vous vantant cette toute nouvelle formation ou la nouvelle méthode qui vient juste de sortir – soit disant la meilleure de tous les temps – puis le mois d’après, ces mêmes personnes vous vantent un tout autre produit qui vient juste de sortir. Soit disant le meilleur, encore…

Désabonnez-vous de toutes ces listes. Cela ne sert à rien de recevoir 150 fois la même information.

Centralisez vos boites de réception

Lorsqu’on a plusieurs sites internet, il peut être judicieux d’avoir une adresse email par site. Le problème, c’est que vous perdez ensuite un temps fou à vous connecter à chacune de vos boites de réception pour vérifier vos messages et y répondre.

La solution est de gérer toutes vos adresses d’un seul et même endroit.

Personnellement, j’utilise Windows Live Mail qui me permet de gérer toutes mes adresses emails en même temps. C’est un outil génial. Vous l’ouvrez et il se connecte à toutes vos messageries, vous permettant ainsi de traiter tous vos emails d’un coup sans avoir à vous connecter à chacune de vos boites de réception.

C’est un gain de temps précieux.

Vérifiez votre messagerie à une heure précise

L’email est la source numéro 1 d’interruption lorsqu’on travaille sur Internet.

Je vous le répète tellement c’est important :

L’email est la source numéro 1 d’interruption lorsqu’on travaille sur Internet.

Pendant longtemps, j’ai cru que je devais absolument répondre aux emails le plus rapidement possible. À chaque fois que j’en recevais un, je mettais de côté ce que j’étais en train de faire pour y répondre.

Le problème, c’est que chaque email me faisait perdre en moyenne 20 minutes – le temps d’y répondre + le temps de retrouver la concentration et l’état d’esprit dans lequel j’étais avant.

Cela doit être à peu près pareil pour tout le monde. Je pense.

Pour résoudre ce problème, indiquez dans votre emploi du temps une heure précise à laquelle vous répondrez aux emails. Par exemple, le matin à 11 heures.

Puis chaque matin, à 11 heures, répondez à tous vos emails. Jusqu’au dernier. Une fois termin é , fermez votre messagerie et ne l’ouvrez plus de la journée.

Mettez en place un message d’absence

Si vos correspondants prennent l’habitude d’obtenir une réponse de vous dans la seconde à chaque fois qu’ils vous écrivent, ils se mettront à vous écrire pour un oui ou pour un non. C’est du vécu !

Comme je répondais vite, on me posait toutes les questions possibles et imaginables.

Je me suis amusé un jour à faire le tri dans les emails que je recevais et je me suis rendu compte que près 90% d’entre eux n’étaient pas importants et – pour beaucoup – ne réclamaient pas vraiment de réponse.

Souvent, mes correspondants auraient pu trouver la solution par eux-même en cherchant ne serait-ce que 30 secondes sur Google.

Exemples de question que je recevais : « C’est quoi un nom de domaine? », « Quel est le prix mensuel de l’autorépondeur Aweber? », « Est ce qu’on peut gagner de l’argent avec un site internet? », etc.

J’ai passé des centaines d’heures à répondre à ce type de questions…

Je n’ai plus ce problème aujourd’hui 🙂

Voici ce que j’ai fais :

J’ai mis en place un message d’absence, inspiré de celui qui est utilisé par Tim Ferris dans son livre La Semaine de 4 heures.

Bonjour,

Ayant actuellement beaucoup de travail, je ne vérifie mes courriels que 2 fois par semaine, les lundi et jeudi à partir de 9h00 (Paris).

En cas d’URGENCE (et en cas d’urgence seulement), vous pouvez m’écrire à cette adresse:

MON ADRESSE D’URGENCE

Merci de votre compréhension. Cette mesure répond à un souci d’efficacité et de productivité. Elle m’aide à accomplir davantage pour mieux vous servir.

Bien Amicalement, Cédric VIMEUX

Comme vous voyez, je ne répond à mes emails que 2 fois par semaine (sauf concernant ceux des membres du Club Affiliation Pro – ils sont prioritaires.)

Est-ce que cela a posé des problèmes? Est-ce que mes correspondants se sont révoltés? ABSOLUMENT PAS !

Non seulement, je ne reçois (presque) plus de message inutile, mais je peux utiliser cette économie de temps pour répondre de façon plus détaillée et plus pertinente aux questions importantes qu’on me pose.

Avant, je passai en moyenne 90 minutes par jour à répondre à mes emails. Tous les jours, soit 10 heures 30 par semaine !

Aujourd’hui, je passe entre 30 et 60 minutes 2 fois par semaine sur ma messagerie. Soit de 1 à 2 heures par semaine environ, tout en étant plus efficace et en aidant davantage mes correspondants !

Avouez qu’il y a une sacrée différence 🙂

Créez une FAQ

Une Foire Aux Questions est un excellent moyen d’économiser du temps.

Repérez toutes les questions importantes qui vous sont souvent posées puis créez une page spéciale sur votre site dans laquelle vous répondez à chacune d’entre elle.

Vous pouvez ensuite indiquer l’url de votre FAQ dans votre message d’absence. Prévenez que vous ne répondrez pas aux emails dont la réponse se trouve dans la FAQ. Cela obligera vos correspondants à la lire.

Utilisez Clavier +

Il peut arriver que vous ayez souvent à écrire les mêmes réponses, sans pour autant qu’elles nécessite d’être incorporées dans la FAQ.

J’utilise pour cela un petit logiciel gratuit absolument génial : Clavier +

Ce logiciel permet d’associer un texte à un raccourci clavier. Vous écrivez votre texte puis vous l’associez à une combinaison de touches (comme par exemple : Alt GR + I).

Ensuite, dès que vous appuyez simultanément sur les touches Alt GR + I, le message préconfiguré s’écrit automatiquement 🙂

Par exemple, il arrive souvent que des clients me contactent pour me dire que les codes d’accès du produit qu’ils viennent d’acheter ne fonctionnent pas…

Je fais un « Alt GR + C » et le message suivant s’écrit automatiquement :

Bonjour,

Les codes d’accès fonctionnent parfaitement. Ce sont les mêmes pour tous le monde (moi, y compris).

Il faut les recopier manuellement, sans faire de copier/coller, et en faisant bien attention de ne pas faire d’erreur en les recopiant.

Les erreurs les plus fréquentes sont de mettre un O à la place du 0 ou d’ajouter un espace avant ou après le code.

Tenez moi au courant.

Bien Amicalement,

Cédric

Sentez-vous libre d’utiliser ce message si besoin 🙂

Pour les utilisateurs de MAC, vous pouvez faire la même chose avec KeyboardMaestro.

En combinant tous les outils et les astuces que vous venez de découvrir dans l’article d’hier et celui d’aujourd’hui, vous devriez à la fois gagner du temps et de l’efficacité .

Article rédige par Cédric Vimeux de www.virtuose-marketing.com